Tapahtumajärjestäjän opas: Näin valitset sopivan tilan tapahtumallesi – 8 vinkkiä
Oletko järjestämässä juhlia, häitä, kokousta, saunailtaa tai muuta tilaisuutta? Jokainen tapahtuma alkaa tilan valitsemisesta. Mutta mitä kaikkea pitää ottaa huomioon tilaa valittaessa?
Lue tämä opas, niin osaat valita täydellisen tilan, joka sopii tulevan tilaisuutesi tarpeisiin kuin kuohuviini skoolaamiseen!
1. Päätä budjetti etukäteen ja vertaile hintoja
Mieti ainakin alustava budjetti tai hintahaarukka ennakkoon. Näin tiloja on helpompi vertailla keskenään. Kun olet löytänyt mieleisesi tilan, kerro budjettisi myös tilantarjoajalle. Näin tilan on helppoa tehdä budjettiisi sopiva tarjous ja löydätte yhteisymmärryksen nopeammin.
2. Selvitä, mitä kaikkea tilan vuokraan kuuluu
Muista kysyä, kuuluuko tilavuokraan astiat tai loppusiivous? Entä kokoustarvikkeet? Voitko mennä koristelemaan tilaa jo edellisenä päivänä?
Varmista tarkkaan, mitä kaikkea tilavuokraan kuuluu ennen kuin lyöt sen lukkoon. Muista pyytää kirjallinen sopimus, josta selviää tapahtuman ajankohta, hinta, peruutusehdot ja muut yksityiskohdat.
3. Valitse oikean kokoinen tila
Liian pieni tila ahdistaa, liian suuri tila taas tuntuu kolkolta. Valitse tila, jonka koko on oikeasti sopiva vierasmäärälle. Jos epäröit, valitse mieluummin hieman liian iso kuin liian pieni tila. Tilantarjoajat usein myös mainitsevat jos suunnittelemasi vierasmäärä on kyseiseen tilaan yli- tai alimitoitettu.
4. Etsi tyyliisi sopiva tila ja voit säästää rahaa
Onko juhlillasi jokin teema? Tai haluaisitko, että tilaisuudessa vallitsee tietty tunnelma? Voit säästää pitkän pennin, jos löydät ja valitset tilan, jota ei tarvitse pahemmin somistaa, muokata tai koristella.
5. Mieti tilan sijainti huolella
Valitse tila, jonka sijainti sopii tarpeisiisi. Varmista, onko tilan lähistöllä parkkitilaa vieraille tai pääseekö paikalle julkisilla. Mieti myös, miten juhlapaikalta siirrytään mahdollisille jatkoille. Jos järjestät häitä, muista miettiä siirtyminen vihkipaikalta hääpaikkaan!
6. Muista myös miettiä tilaisuuden kuljetus
Tilaisuuden vieraille voi myös järjestää kuljetuksen joko juhlapaikalle tai juhlapaikalta jatkoille. Helpoin tapa löytää budjettiin sopiva taksi- tai bussikuljetus on kilpailuttaa toimijat näppärästi ja ilmaiseksi Tilausajot.netissä.
7. Catering tilalta vai omat tarjoilut?
Miten haluaisit järjestää tilaisuuden tarjoilut? Jos haluat tuoda omat ruoat ja juomat, muista tarkistaa, että tilassa ei ole anniskeluoikeuksia tai omaa cateringia. Jos taas haluat päästä helpolla, valitse tila, joka toimittaa myös tarjoilut ruokien ja juomien osalta. Pitopalvelut löydät ja varaat helpoiten Venuu.fi:n catering-hausta.
8. Tee tilan varaaminen itsellesi helpoksi
Parhaat tilat kokouksiin, juhliin, häihin, saunailtoihin, yritystialisuuksiin ja kaikkiin muihinkin tilaisuuksiin löydtä ja varaat helposti ja ilmaiseksi Venuu.fi:stä. Hae kriteereihisi sopivia tiloja, vertaile tiloja keskenään ja lähetä varauskyselyt helposti suoraan tilalle. Katso nyt kaikki 3600+ tapahtumatilaa Venuusta: Katso kaikki tilat Venuu.fi:ssä
